Современный взгляд на понятие «регистр бухгалтерского учета»
Как показывает анализ, проведенный в посте «Бухгалтерские регистры. Историческое развитие понятия», на сегодняшний день (по крайней мере, в организациях, где бухгалтерский учет ведется в специализированных бухгалтерских программах) регистр бухгалтерского учета — это некий результат накопления информации о хозяйственных операциях. Сама же информация хранится не непосредственно в этом регистре, а «в недрах» компьютерной программы, там же накапливается и систематизируется по запросу пользователя по заданному им критерию.
Мы видим некую «эволюцию» понятия «регистры бухгалтерского учета».
Закон о бухгалтерском учете обозначал две их функции: систематизация и накопление информации. Такой порядок перечисления функций (как сейчас модно пишет Минфин и ФНС: «синтаксическое строение») показывает, что в процессе формирования (ведения) регистров информацию, содержащуюся в первичных документах, сначала надо систематизировать (т.е. бухгалтер должен определить, в какой регистр необходимо занести информацию), а потом уже «накопить» (т.е. добавить к уже существующей).
Сейчас регистры бухгалтерского учета утратили функцию накопления, функция же систематизации модифицировалась по принципу: систематизация по критерию, заданному пользователем (количество и разнообразие критериев ограничивается только возможностями бухгалтерской программы).
Считать же регистром бухгалтерского учета саму бухгалтерскую программу, мне кажется, не вполне корректно. Да, информация здесь накапливается, и даже систематизируется (т.е. определенная информация отражается на вполне конкретных счетах). Но по своей сути – это некое хранилище информации. Для извлечения этой информации необходимо предпринять вполне определенные действия. Также пользователь может сам определить, в каком виде он хочет видеть эту информацию после ее извлечения. К тому же, регистр – от латинского «список, перечень», а любая программа – это база данных.
Мой подход к регистрам
Мой подход к наличию в организации регистров бухгалтерского учета основан на следующем.
Любой проверяющий (будь то аудитор или, тьфу-тьфу, налоговый инспектор) должен иметь возможность проверить правильность моего учета без доступа к моему компьютеру в целом и к бухгалтерской программе в частности. Для этого должны быть в наличии бухгалтерские регистры, позволяющие при анализе первичных документов проследить весь ход моих мыслей при отражении в учете хозяйственных операций.
Что означает «должны быть в наличии»? Раньше я считала, что необходимо иметь распечатанные регистры. Я так и делала. Потом, если честно, мне стало жаль бумагу. И я стала сохранять их в формате pdf, а в учетной политике написала: «Бухгалтерские регистры хранятся в электронном виде на электронных носителях. При этом обеспечивается возможность их вывода на бумажные носители по мере необходимости».
Для себя я определила, что бухгалтерские регистры – это учетные документы, выполняющие несколько взаимосвязанных функций:
— во-первых, они являются отчетными документами месяца, т.к. фиксируют результаты всех проведенных за месяц операций;
— во-вторых, они являются средствами контроля, т.к. позволяют проанализировать возможные и выявить имеющиеся ошибки, а также исправить их до формирования отчетности, предназначенной для внешних пользователей;
— в-третьих, они являются исходными документами для формирования различных отчетов за месяц;
— в-четвертых, они позволяют выявить ошибки, допущенные в более поздние периоды и отраженные в учете «задним числом».
В моем учете бухгалтерские регистры представляют собой отчеты по всем счетам и/или субсчетам, по которым имелось движение за месяц. Форма отчета зависит от особенностей счета и выбирается таким образом, чтобы в нем, с одной стороны, наиболее полно, а с другой стороны, достаточно компактно отражались все движения по счету.
А вы видите необходимость бухгалтерских регистров?
Статьи по теме:
Бухгалтерские регистры. Историческое развитие понятия
Практическое применение бухгалтерских регистров
Порядок контроля за хозяйственными операциями и правильностью их учета