Способ распределения заработной платы по объектам учета в 1С

Моя бухгалтерская карьера начиналась в научно-исследовательском институте. Помимо общенаучных работ сотрудники института выполняли работы по договорам подряда. Расчет зарплаты (на 1000 человек) производился в “самопальной” программе. Распределение же заработной платы производственного персонала по конкретным объектам учета — заказам (договорам) главный бухгалтер выполняла в Excel. Далее общие суммы начисленной зарплаты со страховыми взносами по заказу отражались в бухучете на счете 20. При этом у всех сотрудников, включая производственный персонал, были “жесткие” начисления (оклад + надбавки), а не сдельная оплата труда. По сути, распределение по заказам в Excel производилось следующим образом: начисления сотрудника за месяц распределялись пропорционально количеству дней, отработанных сотрудником по конкретному заказу в соответствии с табелем, за 100% принималось общее количество отработанных за месяц  сотрудником дней (по тому же табелю). Таблица распределения, распечатанная из  Excel, представляла собой “простыню” на несколько десятков листов.

Естественным желанием было оптимизировать процесс, причем под “оптимизацией” подразумевалось решение двух проблем:

1) уйти от “самопальной” программы, ибо ее разработчики давно покинули стены института, и возможности доработки программы были практически равны нулю;

2) уйти от “ручного” распределения зарплаты по заказам.

Неоднократно приглашались консультанты по разным программам начисления заработной платы (в том числе и 1С). И если с первой проблемой любая из предлагаемых программ была способна справиться, то на второй проблеме “буксовал” каждый из пришедших консультантов. В итоге приходили к тому, что штатными средствами ни одна из существующих программ с данной проблемой справиться не может, доработка же потребует больших денежных вливаний и длительных сроков исполнения. В итоге много лет распределение по заказам велось тем же способом —  в Excel, потом же суммарные цифры по заказам вносились в 1С (весь учет уже велся именно в этой программе) в режиме проводок: Д20/заказ К70,69.

И только года три назад один из консультантов 1С открыл “страшную тайну”: оказывается распределение зарплаты по номенклатурным группам производится довольно несложно документом “Ввод распределения основного заработка сотрудников”. Уже узнав этот способ, я нашла упоминание о нем (именно упоминание, а не описание, как его использовать) в руководстве по работе с конфигурацией “Зарплата и Управление персоналом”, где сказано буквально следующее:

Документом Ввод распределения основного заработка сотрудников организаций можно изменить отражение в учете основного заработка сотрудников за месяц, указанный в поле Месяц.

Далее идет картинка — образец заполненного документа. Согласитесь, маловато информации для понимания процесса. На метод же “проб и ошибок” у бухгалтера, как правило, времени не хватает.

Хочу поделиться освоенным способом распределения по номенклатурным группам заработной платы со страховыми взносами.

Сразу оговорюсь, что я использую конфигурацию “Комплексная автоматизация”, поэтому задача корректного переноса проводок (из “зарплаты” в “бухгалтерию”) для меня не актуальна и здесь не рассматривается. Но учитывая, что “Комплексная автоматизация” включает в себя и “Зарплату и Управление персоналом”, думаю, что описанный способ распределения  заработка будет пригоден и для “Зарплаты”.

Итак, если вам необходимо распределить НЕ СДЕЛЬНУЮ, а ПОВРЕМЕННУЮ заработную плату конкретного сотрудника по видам продукции, заказам, договорам или чему-либо еще, что в 1С отражается в качестве аналитики счета 20 “Номенклатурные группы”, а также по счетам затрат (т.е. часть зарплаты отнести на счет 20, часть на счет 23 и т.д.), то порядок ваших действий должен быть следующий:

1. Подготовить табель тем способом, который используется в вашей организации — путем заполнения соответствующего бланка вручную или сформировать в 1С  (Отчеты — Табель).

2. Заполнить в табеле графы 7-9 — данные для начисления заработной платы по видам и направлениям затрат (см.бланк tabelblank):

— в графе 7 указываем код вида оплаты (или просто вид оплаты, например, “повр.” — повременная);

— в графе 8 указываем корреспондирующий счет, то есть тот счет, на котором необходимо отразить затраты на зарплату, например,  “25”, “26”, “44” или “20/001-12” или “20/стулья”, где после “/” указывается аналитика счета затрат;

— в графе 9 указываем количество дней (часов — при почасовой ставке), которые сотрудник работал по тому или иному заказу/виду продукции/и т.п.

Строк по графам 7-9 будет столько, по скольким счетам (с учетом аналитики) необходимо распределить заработную плату работника.

Общее количество дней (графа 9) должно соответствовать количеству отработанных сотрудником за месяц дней (графа 6). Если не все рабочие дни отнесены на конкретные заказы, оставшееся количество дней проставляем с коррсчетом 25/26/44, т.е. указываем в качестве корреспондирующего счет, на котором отражается начисление зарплаты по умолчанию по этому сотруднику, или подразделению, или организации в целом (в зависимости от специфики вашего учета).

3. Начисляем заработную плату и страховые взносы обычным способом.

4. Если в соответствии с табелем, заполненным, как указано в п.2, имеются сотрудники, заработная плата которых должна быть распределена между несколькими счетами затрат (или внутри одного счета, но по разным элементам аналитического учета), необходимо завести документ “Ввод распределения основного заработка сотрудников организации” (Учет зарплаты — Ввод сведений о распределении основного заработка сотрудников).

4.1. Указанный документ имеет две части. В верхней части (под заголовком) указываются сотрудники, заработная плата которых подлежит распределению. В нижней — отражается собственно распределение основного заработка. Для удобства заполнения и контроля данных рекомендуется нажать кнопку “По работнику”. В этом случае в нижней части документа будет отражаться распределение заработка только по тому работнику, на фамилии которого стоит курсор в верхней части.

4.2. В верхней части документа формируем список сотрудников, заработок которых подлежит распределению (через “Добавить”, или “Заполнить”, или “Подбор”).

Можно не включать в документ тех сотрудников, заработная плата которых не распределяется и подлежит отражению способом, указанным для конкретного сотрудника или подразделения, в которое входит сотрудник.

4.3. Ставим курсор на фамилию сотрудника.

Переходим на нижнюю часть. Через “Добавить” выбираем сотрудника. В графе “Бух.учет” необходимо указать способ отражения начисленной зарплаты. Для этого предназначен справочник “Способы отражения зарплаты в регламентированном учете”. По умолчанию он уже заполнен разработчиками: в нем указаны основные способы отражения зарплаты — корреспонденции счетов. Но справочник не является закрытым, мы может его дополнять по своему усмотрению.

Указанный справочник можно заполнить заранее (Учет зарплаты — Способы отражения зарплаты), а можно дополнять и по мере заполнения документа “Ввод распределения основного заработка”. Для удобства советую структурировать справочник путем создания папок, например, “Заказы/договоры 2011 год”, “Заказы/договоры 2012 год” или по любому другому признаку, который для вас будет наиболее удобным.

Новые элементы справочника создаются аналогично любому справочнику (подробно см. Инструкция по 1С для небухгалтеров (часть 3)). В открывшейся форме введите название способа отражения затрат (например, “001-12 ООО “Ромашка”, или “Производство стульев”), далее последовательно заполните счет дебета (например, “20.01.1”), подразделение, номенклатурную группу (выбираем из соответствующего справочника “Номенклатурные группы” или вводим новый элемент этого справочника, например, “001-12 ООО “Ромашка”, или “Производство стульев”), статью затрат — “Оплата труда” (выбираем из одноименного справочника). На источник затрат — конкретный заказ/договор/вид продукции и т.п. — будет указывать выбранная нами номенклатурная группа.

Вернемся к заполнению документа “Ввод распределения основного заработка”. После того, как в графе “Бух.учет” мы выбрали необходимый способ отражения затрат, необходимо в следующей графе указать долю распределения, приходящуюся на конкретный вид затрат (элемент аналитики). Для этого составляем пропорцию (источник данных  — табель):

(количество дней, отработанных сотрудником по определенному заказу) * 100 / (общее количество дней, отработанных сотрудником в текущем месяце) = доля распределения.

Вводим следующую строку по тому же сотруднику, выбираем способ отражения затрат, подсчитываем и вводим долю распределения. Строк (способов распределения) по каждому сотруднику должно быть ровно столько же, сколько было срок в табеле в графах 7-9 по этому сотруднику (включая корреспонденцию счетов при отражении начислений “по умолчанию”).

Выбранный нами способ отражения распределения основного заработка — по работнику (нажата соответствующая кнопка в нижней части документа) позволяет провести арифметический контроль: общая сумма значений в графе “% доли распределения” должна быть равно 100 (строка над “Комментарий”).

4.4. Повторяем действия, описанные в п.4.3 столько раз, по скольким сотрудникам необходимо распределить зарплату.

4.5. Проводим заполненный документ “Ввод распределения основного заработка сотрудников организации”.

5. Формируем проводки по отражению в учете заработной платы и страховых взносов (Учет зарплаты — Отражение зарплаты в регл.учете).

Читайте также:

Порядок расчета заработной платы в 1С

Как оформить прием на работу в 1С

Оформление и расчет отпуска в 1С

Закрываем год. Обязательные документы по оплате труда

Формирование отчета 4-ФСС в 1С

Формирование декларации по НДС в 1С (серия публикаций)

Впустить или не впустить — вот в чем вопрос, или Как предоставить доступ в 1С:Бухгалтерию без права ввода информации

Инструкция по 1С для небухгалтеров (серия публикаций)

6 комментариев to “Способ распределения заработной платы по объектам учета в 1С”

  • Дмитрий:

    2. Заполнить в табеле графы 7-9 — данные для начисления заработной платы по видам и направлениям затрат:

    Объясните пожалуйста поподробнее, не могу найти графы 7-9 в электронном документе «Табель»

  • Александр:

    Добрый день!
    Спасибо за статью.
    Подскажите, пожалуйста, в какой конфигурации и версии вы это настраивали? И еще, может вы сталкивались, как тоже самое проделать в 1С 8.3 ЗУП?
    Заранее благодарен.

  • Евгения:

    Добрый день!
    Очень полезная статья!
    Подскажите, а если механизм распределения заработка сотрудника не в пропорциях, а по дням? Например с 01.01.16-25.01.16г. одно значение номенклатурной группы, а с 26.01.16-31.01.16г. другое. Чтобы не высчитывать пропорции?
    Спасибо!

    • Добрый день, Евгения. К сожалению, другого способа распределения подсказать не могу.
      На самом деле, высчитывание пропорции — дело совсем не трудное, даже не требует калькулятора под рукой: ставите в 1С курсор на место, где должна быть вставлена пропорция, нажимаете F4 — на экране калькулятор, прямо здесь же считаете пропорцию и вводите получившееся число Enter.
      Желаю удачи в работе!

Leave a Reply

Advertisement
Рубрики
Страницы
Архивы
Счетчики
Яндекс.Метрика