Регламент взаимодействия с поставщиками по вопросам получения ТМЦ
…ум заключается не только в знании,
но и в умении прилагать знание на деле…
(Аристотель)
УТВЕРЖДЕНО
Приказом Генерального директора
ООО «НАША ФИРМА»
от ________ 20__ года № ___
РЕГЛАМЕНТ
взаимодействия с поставщиками
по вопросам получения
товарно-материальных ценностей
I. Общие положения
1. Настоящий регламент предназначен для установления общих для всех сотрудников требований по порядку взаимодействия с поставщиками и внутри компании по вопросам получения от поставщиков товарно-материальных ценностей (далее – ТМЦ).
2. Данный регламент не охватывает:
— порядок взаимодействий с поставщиками до момента заказа ТМЦ;
— порядок передачи товаров покупателям (см.Регламент осуществления продажи товаров частным лицам и Регламент осуществления продажи товаров юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям).
3. Данный регламент вступает в действие после возникновения следующих основных событий:
— с поставщиком согласованы номенклатура поставки, цены и количество;
— от поставщика получен счет на оплату ТМЦ;
— произведена предоплата за ТМЦ в согласованном с поставщиком размере или с поставщиком достигнута договоренности об отсрочке платежа.
4. В документе используются следующие термины:
— компания, организация – ООО «НАША ФИРМА» как покупатель ТМЦ;
— ТМЦ – товарно-материальные ценности (материалы, товары, основные средства);
-менеджер – сотрудник, ответственный за взаимодействие с поставщиками ТМЦ;
— экспедитор – сотрудник, осуществляющий получение ТМЦ от поставщика и/или передачу их покупателю;
— кладовщик — сотрудник, отвечающий за сохранность ТМЦ на складе компании и осуществляющий прием и отпуск ТМЦ;
— поставщик — представитель организации-поставщика.
II. Получение ТМЦ от поставщика
5. Инициатором процесса получения ТМЦ от поставщика является менеджер.
6. После получения счета от поставщика менеджер передает в бухгалтерию или самостоятельно регистрирует в программе «1С»документ «Заказ поставщика», в который заносятся все данные полученного счета. Для удобства дальнейшего поиска дата «Заказа поставщика» должна соответствовать дате счета.
7. При готовности поставщика отгрузить ТМЦ менеджер обязан:
7.1. Согласовать с поставщиком дату, время, место отгрузки.
7.2. Обсудить с поставщиком, имеются ли дополнительные (отличные от обычных) требования по транспортировке ТМЦ.
7.3. Согласовать с руководством кандидатуру экспедитора.
7.4. Подготовить доверенность на получение ТМЦ от поставщика (по форме М-2) (печатается из программы «1С» путем ввода на основании документа «Заказ поставщика»).
7.5.Передать экспедитору доверенность, схему проезда до склада поставщика, телефоны контактных лиц поставщика.
7.6. Обсудить с экспедитором процесс получения ТМЦ у поставщика и, в случае необходимости, сообщить экспедитору дополнительную информацию (дополнительные (отличные от обычных) требования по транспортировке ТМЦ, порядок получения ТМЦ, необходимость получения от поставщика сертификатов и другой сопроводительной документации на ТМЦ и пр.).
8. Экспедитор перед выездом к поставщику обязан:
8.1. Получить от менеджера доверенность по форме М-2, схему проезда до склада поставщика, телефоны контактных лиц поставщика.
8.2. Проверить наличие на доверенности следующих обязательных реквизитов:
— своей подписи;
— подписей руководителя и главного бухгалтера;
— круглой печати.
8.3.Обсудить с менеджером процесс получения ТМЦ у поставщика и, в случае необходимости, получить от менеджера дополнительную информацию (дополнительные (отличные от обычных) требования по транспортировке ТМЦ, порядок получения ТМЦ, необходимость получения от поставщика сертификатов, гарантийного талона изготовителя и другой сопроводительной документации на ТМЦ и пр.).
9. При получении ТМЦ на складе поставщика экспедитор обязан:
9.1. Получить от поставщика товарную накладную, счет-фактуру и, при наличии, товарно-транспортную накладную.
9.2. Проверить правильность оформления отгрузочных документов поставщика, а именно:
— наименование ТМЦ, их количество и сумма в товарной накладной должны соответствовать тем же данным в счете-фактуре и счете;
— в качестве покупателя должно быть указано «ООО «НАША ФИРМА»;
— проверить адрес покупателя (должен соответствовать юридическому адресу компании);
— на товарной накладной должны быть подписи поставщика и его печать, на счете-фактуре – только подписи.
9.3. Проверить товарный вид и целостность упаковки всех получаемых ТМЦ. Товарный вид ТМЦ не должен быть нарушен, целостность упаковки должна быть сохранена.
9.4. Проверить соответствие наименования получаемых ТМЦ на упаковке наименованию по товарной накладной.
9.5. Проверить соответствие количества получаемых ТМЦ количеству, указанному в товарной накладной.
9.6. Проверить наличие сертификатов, гарантийного талона изготовителя (если он предусмотрен) и другой необходимой сопроводительной документации.
9.7. При наличии дополнительных (отличных от обычных) требований к транспортировке ТМЦ обеспечить выполнение этих требований.
10. При несоответствии ТМЦ и/или документов хотя бы одному из требований, установленных пп.9.1-9.7 экспедитор обязан предпринять попытку самостоятельного разрешения с поставщиком сложившейся ситуации. При невозможности самостоятельного разрешения ситуации экспедитор обязан сообщить менеджеру о несоответствии ТМЦ и/или документов требованиям, установленным в пп.9.1-9.7. Дальнейшие действия предпринимаются экспедитором только после обсуждения с менеджером.
11. При получении от экспедитора сведений в соответствии с п.10 менеджер обязан связаться с поставщиком для разрешения возникшей ситуации. В случае невозможности немедленного разрешения ситуации менеджер принимает решение об отмене процесса получения ТМЦ от поставщика и сообщает об этом экспедитору.
12. Если получаемые ТМЦ и/или документы к ним не соответствуют требованиям, установленным пп.9.1-9.7, и экспедитор самостоятельно принимает решение о получении ТМЦ от поставщика, он несет финансовую ответственность и обязан возместить за свой счет затраты компании, возникшие в связи с получением, возвратом, обменом или иными действиями, связанными с этими ТМЦ и документами к ним.
13. Если менеджер дает экспедитору указание о получении ТМЦ от поставщика, несмотря на имеющиеся нарушения требований, установленных пп.9.1-9.7, он несет финансовую ответственность и обязан возместить за свой счет затраты компании, возникшие в связи с получением, возвратом, обменом или иными действиями, связанными с этими ТМЦ и документами к ним. В этом случае экспедитор в тот же рабочий день составляет и передает генеральному директору или главному бухгалтеру служебную записку с подробным описанием ситуации.
14. Лицо, виновное в получении от поставщика документов, несоответствующих требованиям настоящего Регламента, обязано получить от поставщика и доставить в офис компании правильно оформленные документы в течение пяти рабочих дней с даты выписки этих документов.
15. Экспедитор несет материальную ответственность за сохранность ТМЦ, полученных от поставщика, с момента получения на складе поставщика до момента сдачи на склад компании, а при доставке товара покупателю в день получения от поставщика – до момента передачи покупателю.
16. При доставке ТМЦ на склад компании экспедитор обязан сдать ТМЦ кладовщику, а сопроводительные документы — менеджеру.
17. Менеджер проверяет правильность заполнения сопроводительных документов и, при отсутствии замечаний, передает товарную накладную, счет-фактуру и товарно-транспортную накладную (при наличии) в бухгалтерию. В случае наличия замечаний по оформлению сопроводительных документов менеджер договаривается с поставщиком о замене документов и самостоятельно инициирует и организует процесс получения от поставщика исправленных документов в течение пяти рабочих дней с даты выписки этих документов.
18. В случае оприходования на склад компании товаров, полученных от поставщика, до момента отгрузки товара покупателю менеджер несет ответственность за сохранность сопроводительной документации к товару.
19. Если товар передается покупателю на складе поставщика (без доставки на склад компании), экспедитор до момента отгрузки товара покупателю несет ответственность за сохранность сопроводительной документации к товару. Товарная накладная поставщика и счет-фактура передаются экспедитором менеджеру одновременно с документами, подтверждающими передачу товара покупателю.
Подготовлено: Главный бухгалтер
Согласовано: Начальник отдела взаимодействия с клиентами
————-
Вы можете скачать представленный документ в формате Word: Регламент получения ТМЦ