Регламент осуществления продажи товаров юридическим лицам и ИП
Мало знать, надо и применять.
(Гёте)
УТВЕРЖДЕНО
Приказом Генерального директора
ООО «НАША ФИРМА»
от ________ 20___ года № __
РЕГЛАМЕНТ
осуществления продажи товаров
юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям
I. Общие положения
1. Настоящий регламент предназначен для установления общих для всех сотрудников требований по порядку взаимодействия:
— с юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями по вопросам продажи товаров по профилю компании;
— между сотрудниками компании при осуществлении процесса продажи юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям.
2. В документе используются следующие термины:
— компания, организация – ООО «НАША ФИРМА» как продавец товара;
— клиент, покупатель – юридической лицо или индивидуальный предприниматель, обратившиеся в компанию с целью приобретения товара;
— сделка – операция, направленная на осуществление купли-продажи товара, в которой компания выступает продавцом;
— менеджер – сотрудник компании, осуществляющий взаимодействие с клиентами по вопросам продажи им товаров по профилю компании;
— экспедитор – сотрудник компании, осуществляющий получение товара от поставщика или со склада компании и/или передачу их покупателю;
— кладовщик – сотрудник компании, обеспечивающий сохранность товаров на складе компании и осуществляющий отпуск товара со склада компании;
— поставщик — представитель организации-поставщика.
3. Данный регламент не охватывает:
— процесс передачи товара клиентам – частным лицам (см.Регламент осуществления продажи товаров частным лицам);
— процесс подбора оборудования под заказ клиента;
— процесс составления коммерческих предложений;
— процесс заключения с клиентом договора на поставку и выставления клиентам счетов на оплату;
— процесс получения от поставщика товара, заказанного покупателем (см.Регламент взаимодействия с поставщиками по вопросам получения товарно-материальных ценностей).
4. Данный регламент вступает в действие после возникновения следующих основных событий:
4.1. В части взаимодействия с клиентами:
— поступил запрос от клиента по приобретению им товара по профилю компании (по телефону, через Интернет-сайт или иным способом).
4.2. В части взаимодействия с другими сотрудниками компании:
— согласована с покупателем дата доставки товара.
II. Формирование заказа покупателя
5. Ответственным за формирование заказа покупателя является менеджер.
6. Взаимодействие менеджера с клиентами начинается после получения запроса через сайт, по телефону или иным способом.
7. При необходимости менеджер уточняет детали запроса по телефону или другим способом, указанным клиентом.
8. Менеджер подбирает оборудование, наиболее полно соответствующее запросу клиента, и доводит предложение компании до клиента в ходе телефонного разговора или в виде коммерческого предложения.
9. Дальнейшие действия предпринимаются менеджером после подтверждения клиентом готовности к оплате. Если клиентом готовность к оплате не подтверждена, взаимодействие с ним в рамках данной сделки прекращается.
10. Менеджер регистрирует заказ покупателя в программе «1С» (документ «Заказ покупателя»). При заполнении данных о покупателе в программу заносятся следующие сведения:
— для юридических лиц: полное и краткое наименование, ИНН, КПП, юридический адрес, адрес доставки, телефон, банковские реквизиты, сведения о контактных лицах, прочие сведения, полученные от контрагента;
— для индивидуальных предпринимателей: ФИО индивидуального предпринимателя, ИНН, КПП, адрес доставки, телефон, банковские реквизиты, сведения о контактных лицах, прочие сведения, полученные от индивидуального предпринимателя;
11. Менеджер проводит работу по согласованию с клиентом и оформлению Договора на поставку и/или выставляет клиенту Счет на оплату.
12. Если заказанного покупателем товара нет на складе, менеджер заказывает товар у поставщика (в соответствии с Регламентом взаимодействия с поставщиками по вопросам получения товарно-материальных ценностей).
III. Подготовка процесса отгрузки товара.
Порядок действий до выезда к покупателю
13. Инициатором процесса отгрузки товара покупателю является менеджер.
14. При готовности отгрузить товар покупателю менеджер обязан:
14.1. Согласовать с покупателем дату, время, место отгрузки.
14.2. Обсудить с покупателем обязательные требования к процессу получения товара: у лица, непосредственно получающего товар, должны быть в наличии доверенность по форме М-2 и паспорт; при непредставлении доверенности товарная накладная должна быть подписана с приложением круглой печати предприятия.
14.3. Обсудить с покупателем требования к транспортировке товара, если она будет осуществляться покупателем.
14.4. Согласовать с руководством кандидатуру экспедитора.
14.5. Подготовить отгрузочные документы (самостоятельно или через бухгалтерию):
— товарную накладную в двух экземплярах (по одному для компании и клиента);
— товарно-транспортную накладную (в случае доставки товара до покупателя за счет компании). В товарно-транспортной накладной заполняются все известные реквизиты, при этом, как минимум, должны быть указаны: перевозчик, заказчик (кто оплачивает доставку), пункт погрузки, пункт разгрузки. Товарно-транспортная накладная распечатываетсяв двух экземплярах (по одному для компании и клиента);
— гарантийный талон (при наличии).
14.6. Передать экспедитору отгрузочные документы в соответствии с п.14.5, телефоны контактных лиц покупателя, схему проезда (в случае доставки товара до покупателя).
14.7. Если товар до отгрузки хранился на складе компании, передать экспедитору сертификаты и другую сопроводительную документацию на товар.
14.8. Обсудить с экспедитором процесс отгрузки товара покупателю и, в случае необходимости, передать ему информацию о дополнительных (отличных от обычных) требованиях по транспортировке товара.
15. Экспедитор перед отгрузкой товара покупателю обязан:
15.1. Получить от менеджера отгрузочные документы по перечню в п.14.5, телефоны контактных лиц покупателя, схему проезда (в случае доставки товара до покупателя).
15.2. Проверить наличие в отгрузочных документах следующих обязательных реквизитов:
— подписей руководителя и главного бухгалтера;
— круглой печати.
15.3. Если товар до отгрузки хранился на складе компании, получить от менеджера сертификаты и другую сопроводительную документацию на товар.
15.4. Обсудить с менеджером процесс отгрузки товара покупателю и, в случае необходимости, получить от него информацию о дополнительных (отличных от обычных) требованиях по транспортировке товара.
IV. Порядок действий при доставке товара покупателю
16. В день доставки экспедитор обязан:
16.1. Если товар до дня доставки покупателю хранился на складе компании:
— предъявить кладовщику товарную накладную;
— получить от кладовщика необходимые для доставки товары и подтвердить получение товаров со склада компании подписью кладовщика в реквизите «Отпуск груза произвел» (левая нижняя часть товарной накладной);
16.2. Если день доставки покупателю совпадает с днем получения товара от поставщика: получить товары в соответствии с товарной накладной ТОРГ-12 со склада поставщика (см. Регламент взаимодействия с поставщиками по вопросам получения товарно-материальных ценностей).
17. При наличии дополнительных (отличных от обычных) требований к транспортировке товара экспедитор обязан обеспечить выполнение этих требований.
18. При передаче товара покупателю экспедитор обязан:
18.1. Продемонстрировать покупателю товарный вид и целостность упаковки всего передаваемого товара.
18.2. Передать представителю покупателя отгрузочные документы.
18.3. Получить от представителя покупателя подписанный экземпляр товарной и, при необходимости, товарно-транспортной накладной.
18.4. Если на товарной накладной подпись лица, принявшего товар, не заверена круглой печатью предприятия, получить от представителя покупателя его паспорт и доверенность по форме М-2, проверить в ней наличие круглой печати и подписей руководителя, главного бухгалтера, лица, которому выдана доверенность.
18.5. Сверить данные в паспорте (ФИО и подпись) с данными, указанными в доверенности и на подписанной товарной накладной.
18.6. Передать покупателю или его представителю необходимые сертификаты и другую сопроводительную документацию на товар.
18.7. Передать покупателю или его представителю товар.
V. Заключительные положения
19. Экспедитор не имеет права передавать товар представителю покупателя при отсутствии у него доверенности по установленной форме.
20. Экспедитор не имеет права передавать товар покупателю или его представителю при несоответствии предъявленных им документов требованиям, установленным п.18.4 и/или18.5.
21. Экспедитор обязан сообщить менеджеру о возникновении ситуации, не позволяющей передать товар покупателю. Дальнейшие действия предпринимаются экспедитором только после обсуждения с менеджером.
22. Экспедитор несет финансовую ответственность за самостоятельное принятие решения о передаче товара покупателю или его представителю при следующих условиях:
— отсутствие доверенности по установленной форме;
— несоответствие предъявленных покупателем или его представителем документов требованиям, установленным п.18.4 и/или 18.5.
В этих случаях экспедитор обязан возместить за свой счет затраты компании, возникшие в связи с передачей, возвратом, обменом или иными действиями, связанными с этим товаром и документами к нему.
23. При получении от экспедитора сообщения о невозможности передать товар менеджер обязан связаться с покупателем для разрешения возникшей ситуации. По результатам обсуждения ситуации с покупателем менеджер принимает решение о дальнейших действиях экспедитора в отношении данного товара.
В случае невозможности немедленного разрешения ситуации менеджер сообщает экспедитору об отмене процесса передачи товара покупателю.
24. Если менеджер дает экспедитору указание о передаче товара покупателю, несмотря на имеющиеся нарушения требований настоящего Регламента, он несет финансовую ответственность и обязан возместить за свой счет затраты компании, возникшие в связи с передачей, возвратом, обменом или иными действиями, связанными с этим товаром и документами к нему. В этом случае в тот же рабочий день экспедитор составляет и передает генеральному директору или главному бухгалтеру служебную записку с подробным описанием ситуации.
25. При отмене процесса передачи товара покупателю экспедитор обязан доставить товар на склад компании и передать отгрузочные документы менеджеру. Менеджер обсуждает с покупателем новые сроки поставки и требования к процессу получения товара. Если новая поставка будет осуществлена не в тот же день, менеджер передает отгрузочные документы главному бухгалтеру. При согласовании с покупателем новой даты поставки начинается новый процесс передачи товара (с п.13 и далее).
26. Экспедитор несет материальную ответственность за сохранность товара с момента получения товара на складе компании или от поставщика (в случае доставки товара покупателю в день получения от поставщика) до момента сдачи покупателю и получения от него подписанных отгрузочных документов.
27. Экспедитор обязан сдать менеджеру подписанный покупателем или его представителем экземпляр товарной (и, при наличии, товарно-транспортной) накладной не позднее следующего рабочего дня после передачи товара.
28. После получения от экспедитора подписанного экземпляра товарной (и, при наличии, товарно-транспортной) накладной менеджер проверяет наличие на полученных документах подписи в получении товара, круглой печати, а при ее отсутствии – доверенности по форме М-2;
29. Если отгрузочные документы, подписанные покупателем (его представителем), соответствуют требованиям п.28, менеджер передает их главному бухгалтеру. При несоответствии документов установленным требованиям менеджер связывается с покупателем и организует процесс получения от покупателя правильных документов.
Подготовлено: Главный бухгалтер
Согласовано: Начальник отдела взаимодействия с клиентами
————
Вы можете скачать представленный документ в формате Word: