Практическое применение бухгалтерских регистров
Почти эпиграф: Часто в жизни бывает так, что ты что-то делаешь и считаешь это необходимым, но когда об этом узнают другие люди, они считают это излишним. И ты не понимаешь, почему они не понимают, что это необходимо? А они не понимают, зачем тебе все это надо, ведь это излишне? Но наступает момент, когда и ты уже готов отказаться от чего-то из того, что считал необходимым, и те люди, которые на тебя удивлялись, понимают, что то, что ты делал, не так и уж излишне.
Из всех функций, перечисленных мною в посте «Современный взгляд на понятие «регистр бухгалтерского учета», я бы хотела рассмотреть вторую, а именно – функцию контроля.
Для меня, например, очевидно, что перед формированием бухгалтерской отчетности (баланса и отчета о прибылях и убытках) необходимо проанализировать обороты по всем счетам. Но когда я это озвучила в кругу знакомых бухгалтеров, оказалось, что не все понимают — зачем?
Как можно представить процесс работы бухгалтера сегодня? Получили первичный документ от поставщика, ввели его данные в бухгалтерскую программу, программа сформировала проводки, в конце месяца сделали необходимые операции по распределению и закрытию необходимых счетов (опять же в автоматическом режиме), нажали на кнопку – и вот он, баланс!
Действительно, ушли в лету те времена, когда баланс «не сходился» — при ведении учета в бухгалтерской программе он не может «не сойтись»! Программа изначально не позволит сделать проводку, в которой не указан счет по дебету или по кредиту, и уж точно не отнесет в проводке на счет по дебету иную сумму, чем на счет по кредиту. Начинающих бухгалтеров это наводит на мысли о том, что сделать баланс не так уж и сложно. Не спорю, сформировать баланс в любой бухгалтерской программе очень легко. Но в связи с этим повышается функция контроля за тем, как разносит эта программа по счетам те или иные суммы, как распределяет, как закрывает и т.п. Кто искал хоть раз копейку при составлении отчета (скорее, при анализе нескольких отчетов, сформированных программой), тот меня поймет!
Бухгалтерские регистры (напечатанные или сохраненные в формате, предотвращающем внесение изменений, т.е. статичные, зафиксированные на тот момент времени, когда изменения, вносимые «задним» числом, уже недопустимы) позволяют выполнить контроль правильности учета хозяйственных операций.
Для себя я разработала определенный порядок контроля, который уже много лет является у меня одним из приложений к учетной политике и так и называется «Порядок контроля за хозяйственными операциями и правильностью их учета».
Кто-то может сказать: «Нет необходимости так подробно расписывать то, что любой бухгалтер, доросший до составления баланса, и так должен знать». Согласна, но:
— во-первых, повторюсь, не для всех очевидно, что перед составлением баланса надо пошагово проверить обороты по счетам (бывает, ко мне обращаются знакомые с вопросом, как проверить ту или иную цифру в сформированном программой балансе);
— во-вторых, если вы не единственный бухгалтер в организации, значит у вас достаточно большой объем первичных документов, которые необходимо обработать. Если кто-то помимо вас обрабатывает первичные документы, то вы должны тем или иным способом проверять правильность работы подчиненных;
— в-третьих, проще раз и навсегда разработать вид регистров для более чем 20-ти счетов и, чтобы не забыть, закрепить его на бумаге, чем каждый раз вспоминать, как это было раньше. Опять же, таким образом мы достигаем некой унифицированности регистров (в рамках конкретной организации).
Свой документ «Порядок контроля за хозяйственными операциями и правильностью их учета» выложила отдельным постом.
Статьи по теме:
Бухгалтерские регистры. Историческое развитие понятия
Современный взгляд на понятие «регистр бухгалтерского учета»
Контроль правильности отражения в учете первичных документов