Памятка для сотрудника, отбывающего в командировку

Уважаемые коллеги!

Хочу поделиться одним из своих документов, который очень помогает при общении с сотрудниками-небухгалтерами, разъезжающими по командировкам. Документ возник, практически, от безысходности, когда мне надоело в очередной раз объяснять, почему я не принимаю тот или иной документ на проезд/проживание/прочие расходы в командировке. Дабы придать документу статус внутреннего регламентирующего документа, я подготовила и утвердила у руководителя Положение о командировках (указав, что оно является дополнением и разъяснением к учетной политике) и эта Памятка стала одним из приложений к Положению. Последним из приложений был «Лист ознакомления», который подписывался каждым сотрудником при его первом оформлении командировки, при этом помимо графы «Ознакомлен» в листе ознакомления была графа «Памятку на руки получил». Могу сказать определенно, споры, если и не прекратились совсем, то их количество сократилось во много раз!

Итак:

                 Приложение № Х

к ПОЛОЖЕНИЮ о командировках

в ООО «НАША ФИРМА»

 

Памятка отбывающему в командировку

1. Срок командировки работников определяется руководителем предприятия, однако он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути.

2. За рабочие дни в командировке работнику выплачивается средняя заработная плата за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы. Поэтому заработная плата, начисленная за месяц, в котором была командировка, будет отличаться от установленного оклада.

3. Время фактического пребывания работника в командировке определяется по отметкам в командировочном удостоверении. В Вашем командировочном удостоверении должны быть отметки из всех мест, где Вы проживали, и из которых есть счета гостиниц.

4. Если период командировки включает выходные и праздничные дни, то другие дни отдыха по возвращении работника из командировки ему не предоставляются.

5. В связи с производственной необходимостью днем отъезда в командировку может быть выходной или праздничный день. В этом случае день отъезда рабочим днем не считается, заработная плата за этот день не начисляется. Суточные выплачиваются в общеустановленном порядке.

6. Командировочные расходы имеют следующую схему:

деньги – расходы – отчет.

Не допускается производить расходы (в том числе приобретать билеты) до того, как Вами получен аванс на командировку. Если возникла необходимость произвести расходы до получения аванса, необходимо в этот же день оповестить об этом бухгалтерию.

7. Командированному работнику в качестве расходов по проезду могут возмещаться:

— стоимость проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси) междугороднего сообщения;

— расходы по оплате услуг по предварительной продаже проездных документов;

— расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями;

— расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

Проезд городским пассажирским транспортом общего пользования по городу командированный работник должен оплачивать за счет суточных. Исключением является поездка на вокзал или в аэропорт, если они находятся за чертой населенного пункта.

8. Из гостиницы Вы должны получить следующие документы:

— счет (форма 3-г или другая). Если Вам не дают счет, необходимо попросить работника гостиницы заполнить бланк (форма 3-г), который у Вас всегда должен быть с собой;

— чек ККМ. Если Вам не дали чека ККМ, то счет обязательно должен быть бланком строгой отчетности с пометкой о разрешении ФНС не использовать кассовый аппарат.

Прочие документы (акты произвольной формы, квитанции к приходным кассовым ордерам) не заменяют указанных документов.

Не оплачиваются за счет предприятия расходы за телевизор и холодильник, выделенные в счете гостиницы отдельной строкой.

Если документы, предъявленные работником, оформлены с ошибками, расходы считаются не подтвержденными документально и не принимаются к возмещению.

9. Выдача аванса на командировочные расходы производится при условии полного отчета конкретного лица по ранее выданному любому авансу (на командировочные, хозяйственные и другие расходы). Передача выданных под отчет наличных денег одним работником другому запрещается.

10. Если возникает необходимость приобрести билет для следующей командировки для сотрудника, находящегося в данный момент в командировке, то аванс на билет выдается тому из сотрудников, кто реально будет осуществлять покупку. После приобретения билета сотрудник, купивший билет, должен отчитаться за потраченные деньги и предъявить билет в бухгалтерию. Сотрудник, для которого приобретался билет, получает оставшиеся денежные средства после полного отчета по предыдущей командировке. Стоимость билета включается в сумму выданного на командировку аванса. Отчет по командировке производится исходя из суммы «стоимость билета + реально выданный аванс».

11. В течение трех дней после возвращения из командировки работник обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по ним. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение и служебное задание, оформленные в установленном порядке; документы о найме жилого помещения, документы, подтверждающие фактические расходы по проезду, включая плату за пользование постельными принадлежностями в поезде и другие документы, подтверждающие произведенные работником расходы.

12. Если есть вероятность того, что в командировке возникнет необходимость приобрести какие-либо материалы для работы, одновременно с получением аванса на командировку необходимо написать заявление на получение денег на хозяйственные нужды. Если эти деньги не будут использованы, Вы просто сдадите их по возвращении из командировки. Если Вы истратите большую сумму, перерасход будет возмещен. Покупка материалов на деньги, выданные в качестве командировочных расходов, не допускается.

С уважением,

бухгалтерия

4 комментария to “Памятка для сотрудника, отбывающего в командировку”

  • Ирина:

    «5. В связи с производственной необходимостью днем отъезда в командировку может быть выходной или праздничный день. В этом случае день отъезда рабочим днем не считается, заработная плата за этот день не начисляется. Суточные выплачиваются в общеустановленном порядке.»
    Сотрудники не возмущаются? В свой законный выходной день работник уезжает по ПРОИЗВОДСТВЕННОЙ необходимости и находится на работе, поэтому двойная оплата должна быть.

    • Вы правы, Ирина, повод для возмущения сотрудников имеется. Однако, возмущения ни разу не было. Помните, как в той рекламе: «С завтрашнего дня работаем без выходных», «Ну, надо, значит, надо». Представленный документ готовился именно для сотрудников и отражает реальное положение вещей. В Положении же о командировках есть фраза «Если работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха по его заявлению. При этом в приказе о направлении в командировку оговаривают, что работник должен выехать в выходной день в связи со служебной (производственной) необходимостью». На практике, дабы не морочиться с двойной оплатой, помимо приказа о направлении в командировку по форме Т-9 (Т-9а) составлялся обычный приказ следующего содержания: 1. Таким-то сотрудникам выехать в командировку туда-то в воскресенье такого-то числа. 2. По возвращении из командировки сотрудникам, указанным в п.1, по их письменному заявлению может быть предоставлен другой день отдыха (впоследствии никаких письменных заявлений от сотрудников не поступало).

  • Roman:

    Так сложилась жизнь, что приходится работать в командировках.
    Такой вопрос — увольнения не увеличились после таких «напоминалок»? Вам лень деньги считать — а ведь это ваша работа.
    Лично я уволился бы. Грош цена таким бухгалтерам.

    • Роман, как я понимаю, Вас возмутил пункт 5, обсуждаемый выше? Думаю, что не сильно удивлю Вас, если скажу, что существуют способы поощрения сотрудников, не прописываемые в официальных документах организации, но являющиеся, тем не менее, элементом корпоративной политики? Пункт 5 также является элементом корпоративной политики той организации, в которой возникла эта Памятка, а не прихотью бухгалтера, которому лень считать двойную оплату. В остальном Памятка полностью соответствует действующему законодательству и ее целью было, в первую очередь, донести до сотрудников требования, предъявляемые этим самым законодательством к порядку оформления отчетных документов по командировке.
      А вас не возмущает тот факт, что в соответствии с Трудовым кодексом за время нахождения в командировке выплачивается средний заработок, который в большинстве случаев будет меньше начислений за время нахождения в офисе? Вот тут бы «лень» бухгалтера была бы как раз в пользу сотрудников, только это чревато налоговыми последствиями.
      Кстати говоря, в той организации, в которой возникла Памятка, (я там уже не работаю) в соответствии с той же корпоративной политикой получаемая сотрудниками заработная плата никогда не была меньше по причине нахождения в командировке. А еще в соответствии со все той же корпоративной политикой в той организации (видимо, по причине лени бухгалтера?) не оплачивались больничные листы, а за время болезни выплачивалась заработная плата в полной мере. Как Вы думаете, это служило причиной увольнений?
      В одном Вы, несомненно, правы: Памятка возникла именно потому, что бухгалтеру было «лень» из раза в раз объяснять сотрудникам, как должны быть оформлены отчетные документы по командировке. Мне кажется, бухгалтер имел право «лениться» в данном случае.
      Желаю удачи!

Leave a Reply

Advertisement
Рубрики
Страницы
Архивы
Счетчики
Яндекс.Метрика