Обработка и хранение «первички»
Как-то на одном бухгалтерском форуме предложили обсудить вопрос: Как (по какому принципу) вы храните первичные документы? Какие только варианты ни предлагались! Вплоть до «перевязываю ленточкой» (как это ни смешно звучит, сама видела подобный «способ» хранения платежных поручений – помесячные стопки, перевязанные бичевкой). Мне же сам вопрос показался немного странным. До сих пор применяется Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете № 105, утвержденное Минфином СССР 29.07.1983г. (в части, не противоречащей закону о бухгалтерском учете). Несмотря на «древность» документа, он содержит определенные правила, которые, во-первых, должны применяться (т.к. не противоречат закону о бухучете), во-вторых, вполне пригодны к применению, в-третьих, их применение может быть удобно для бухгалтера.
В частности, пункт 2.20 гласит:
«Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования: при ручной обработке — дату записи в учетный регистр, а при обработке на вычислительной установке — оттиск штампа контролера, ответственного за их обработку».
Во исполнение этого правила я сделала штамп «Отражено в учете», и в моей учетной политике появился такой пункт: «На первичных документах, прошедших обработку, в качестве отметки, исключающей возможность их повторного использования, проставляется оттиск штампа «Отражено в учете», в котором дополнительно указывается дата записи в учетный регистр и сводные бухгалтерские проводки, сформированные при обработке данного первичного документа. Оттиск штампа «Отражено в учете» может не проставляться на первичном документе, если его форма предполагает проставление корреспонденции счетов». Поверьте, первичный документ с оттиском штампа смотрится гораздо красивее документа, на котором все сведения о проведенной обработке нанесены «от руки»!
Так же в Положении № 105 четко сказано, каким образом должны храниться первичные документы (это правило тоже не противоречит закону о бухучете, в котором о порядке хранения первичных документов не сказано ничего). Так, в пункте 6.4. сказано: «Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документов … могут храниться не переплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений». По-другому могут храниться только первичные документы на машиночитаемых носителях (п.6.3). Но ведь вы же, скорее всего, получили бумажный документ и обработали его путем собственноручного внесения информация в программу, не так ли?
Для себя я определила и закрепила в учетной политике следующий принцип хранения первичных документов, который, на мой взгляд, наиболее точно соответствует правилам, прописанным в Положении № 105: «Обработанные первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и хранятся подшитыми в папках вместе с отчетами по счетам (оборотно-сальдовыми ведомостями по счетам и/или отчетами по проводкам по кредиту соответствующего счета). Перечень и порядок формирования папок первичных документов по участкам учета представлен в Приложении».
Статьи по теме:
Контроль правильности отражения в учете первичных документов
Содержание учетной политики каждый наполняет «под себя»
«Плюсы» подробной учетной политики
Применение принципа рациональности при формировании учетной политики и ведении учета