Контроль правильности отражения в учете первичных документов
Как уже отмечалось, при практически полной автоматизации бухгалтерского учета большую роль играют контрольные мероприятия, проводимые главным бухгалтером перед формированием отчетности (см.”Практическое применение бухгалтерских регистров”). По сути, речь идет о необходимости системы внутреннего контроля, существование которой в любой организации, ведущей бухгалтерский учет, является обязательной: в соответствии с п.4 ПБУ 1/2008 в составе учетной политики в числе прочего утверждается порядок контроля за хозяйственными операциями.
Проведение контроля актуально в любой организации, независимо от количества бухгалтеров в ней. Если бухгалтеров больше одного, то контроль важен не только для того, чтобы выявить ошибки, пропущенные или допущенные исполнителем, но и для того, чтобы человек, формирующий отчетность, понимал, какие хозяйственные операции и первичные документы лежат в ее основе. Если бухгалтер в организации один, контроль не менее важен для того, чтобы еще раз проверить и себя (если речь идет о первичных документах, формируемых внутри самой организации), и контрагентов (если речь идет о первичных документах, формируемых контрагентами и получаемых от них).
Контрольные мероприятия в конце каждого месяца/квартала я обычно начинаю с участка “Поставщики и подрядчики”. На этом участке учета обрабатываются приходные документы поставщиков и подрядчиков (входящие товарные накладные и акты), то есть операции, отражаемые по кредиту счета 60.
Каждый документ, полученный от поставщика (т.е. товарная накладная или акт), должен быть проанализирован по следующим пунктам:
1. Проверить наличие оригинала документа, подтверждающего хозяйственную операцию.
2. Проверить еще раз правильность и полноту заполнения документа, в том числе наличие подписей получателя.
3. Сравнить суммы, отраженные в бухгалтерской программе, с суммами в первичном документе (товарной накладной или акте — попозиционно). В случае расхождения внести изменения в бухгалтерскую программу. Если в автоматическом режиме (путем простого перепроведения документа) не удается добиться правильных сумм, можно внести соответствующие изменения в режиме “Операция” (по крайней мере, в 1С я делаю именно так, когда программа неверно отражает суммы при расчетах в у.е.).
4. Определить, возникают ли разницы между бухгалтерским и налоговым учетом на основании проверяемого документа. Если да, проверить, что разницы сформированы в бухгалтерской программе, а также для дальнейшего контроля можно зафиксировать их сумму любым удобным для себя способом (например, в специальном журнале или в соответствующем файле).
5. Если документ отражает приход ТМЦ (т.е. товарная накладная), проверить наличие приходных ордеров (по складу).
6. Сделать отметку на первичном документе, подтверждающую его обработку и проверку. Например, проставить штамп “Отражено в учете” с соответствующими реквизитами (подробнее см. “Обработка и хранение «первички«”).
7. Проверить правильность и полноту заполнения счета-фактуры (при наличии). Отразить НДС к вычету (в случае облагаемых операций и включения затрат в расходы по налогу на прибыль) или списать НДС за счет прибыли (в случае, если затраты не включаются в расходы по налогу на прибыль).
Аналогичные контрольные мероприятия должны быть проведены по всем участкам, по которым отражаются первичные документы, поступившие извне. Я в своей организации насчитала таких участков три: «Реализация», «Авансовые отчеты» и уже отмеченный участок учета «Поставщики и подрядчики».
Участки учета, фиксирующие внутренние хозяйственные операции, по которым, соответственно, первичные документы оформляется внутри самой организации, требуют несколько иной процедуры контроля. Об этом — в следующий раз.
Читайте также:
Новый год для бухгалтера — это не только праздник, но и еще не закрытый Старый год!
ПБУ 18/02 — “мостик” между бухгалтерским и налоговым учетом
Порядок контроля за хозяйственными операциями и правильностью их учета
Бухгалтерские регистры. Историческое развитие понятия
Современный взгляд на понятие «регистр бухгалтерского учета»