Инструкция по 1С для небухгалтеров (часть 7)

 

Читайте начало: Инструкция по 1С для небухгалтеров (вступление)Общие принципы работы программ 1С, Интерфейс программы, Справочники в 1С, Журналы документов в 1С, Документы в 1С, Рабочее место менеджера по продажам.

Практические приемы работы в программе «1С:Предприятие» менеджера по продажам

Часть 7. «Заказ покупателя» — основной документ менеджера по продажам

Менеджер по продажам работает с видом документов «Заказ покупателя». Проведенный документ «Заказ покупателя» свидетельствует о принятом заказе на продажу товара. Все дальнейшие действия, необходимые для отгрузки товара покупателю, выполняются обязательно из документа «Заказ покупателя», в том числе:

— выставление покупателю счета: ввести на основании документ «Счет на оплату»;

— подготовка документов для внесения предоплаты физическим лицом: печать Договора-заказа;

— подготовка документов для доставки товара покупателям-физическим лицам: печать Заказа-наряда, Расписки экспедитора, Доверенности (необходима в случае внесения предоплаты, заключения договора-заказа, если при доставке товар передается не лично заказчику);

— отражение оплаты: ввести на основании документ «Приходный кассовый ордер» или «Платежное поручение входящее» (выполняется бухгалтерией);

— оформление отгрузки: ввести на основании документ «Реализация товаров и услуг» (выполняется бухгалтерией);

— оформление заказа поставщику: ввести на основании документ «Заказ поставщику» (может выполняться бухгалтерией).

Внимание: сумма любого документа, введенного на основании «Заказа покупателя», не может быть больше суммы «Заказа покупателя». Общая сумма документов одного вида, введенных на основании «Заказа покупателя», должна быть равна общей сумме «Заказа покупателя».

При создании нового документа «Заказ покупателя» необходимо последовательно заполнить следующие реквизиты шапки документа:

— контрагент (если новый, создается элемент справочника, обязательно проставляется флажок «Покупатель»);

— договор (если он не создался автоматически. Если при вводе нового контрагента при записи не был установлен флажок «Покупатель», договор автоматически не подставляется. В этом случае необходимо установить у контрагента флажок «Покупатель», записать элемент, войти в реквизит договор и создать элемент справочника «Основной договор» (вид договора – «с покупателем»)). В договоре может быть задан размер предоплаты (в процентах), при котором возможна отгрузка товара;

— очищается (удаляются данные) реквизит «Оплата».

Реквизиты «Отгрузка» и «Оплата» используются в нашем учете для отражения реальных дат полной отгрузки и полной оплаты по заказу. Это удобно для дополнительного контроля за выполнением заказов. Таким образом, пустой реквизит «Оплата»/«Отгрузка» свидетельствует о том, что заказ полностью или частично не оплачен/не отгружен.

В верхней части окна располагается панель инструментов (кнопок) документа.

Кнопка «Действие» содержит все возможные операции с документом, позволяя, например, записать и закрыть документ, скопировать его, перечитать введенную информацию, найти открытый документ в журнале документов (если документ уже был сохранен), отменить проведение или установить время.

При помощи кнопки «Цены и валюта…» можно указать любую валюту, зарегистрированную в справочнике «Валюты», тип цен (по умолчанию – «руб.», которая соответствует цене на сайте без индивидуальных скидок) и вариант учета налогов. При изменении данных показателей автоматически будут пересчитаны цены и налоги в табличной части документа.

Тип цен, валюты и налоги устанавливаются в настройках программы и не должны изменяться менеджерами.

Табличная часть «Заказа покупателя» содержит информацию о заказанных товарах/услугах.

Находясь в «Заказе покупателя» можно открыть  рабочее место менеджера по продажам (он открывается в новом окне поверх заказа). Для заполнения табличной части с помощью отбора или быстрого поиска найти нужный товар в списке, установить на него курсор и нажать «Enter». В появившемся окне запроса ввести количество. При заполнении также можно воспользоваться перетаскиванием позиций номенклатуры с помощью мыши.

Перейти в «Заказ покупателя» для окончательного заполнения: проставить цену товара (если она отсутствует), при необходимости – ввести размер скидки.

Если заказ окончательно подтвержден покупателем (оговорена дата доставки или требуется выставить счет/напечатать договор-заказ для внесения предоплаты), то заказ проводится (соответствующая иконка на панели инструментов или кнопка «ОК»). Если заказ предварительный, его надо просто записать (в этом случае выход из заказа только через «Закрыть»). Состояние заказа (проведен/не проведен) можно увидеть в самом заказе над панелью инструментов или в журнале документов «Заказы покупателей» — у непроведенных заказов зеленая галочка отсутствует.

Окончательным подтверждением заказа покупателем является внесенная/поступившая предоплата или согласованная с покупателем дата доставки товара. В этом случае необходимо:

1. Зарезервировать товар в имеющихся свободных остатках на складе или разместить в заказах поставщикам (т.е. в ожидаемых приходах).

Резервирование товара возможно двумя способами:

  1. По заказам, имеющим текущую дату, для резервирования товара достаточно нажать кнопку «Заполнить и провести» в верхней части окна заказа. При последующем входе в заказ в этот же день повторное нажатие кнопки «Заполнить и провести» выведет на экран предупреждение «В режиме заполнения с проведением документ будет проводиться оперативно. Продолжить?». Ответ «Нет» (= проведение в неоперативном режиме) не изменяет время заказа и предполагает, что наименование и количество товара не изменилось, и, соответственно, не изменяет размещение (резервирование). Ответ «Да» (= проведение в оперативном режиме) изменяет время заказа и, соответственно, размещение (резервирование) (даже если наименование и количество товара не изменилось).

  2. Если заказ имеет дату меньше текущей, то для резервирования (размещения) или для изменения ранее произведенного резервирования (размещения) необходимо ввести «на основании» документ «Резервирование товаров». Документ «Резервирование товаров» всегда должен иметь текущую дату. Кнопка «Заполнить и провести» доступна только в оперативном режиме (про оперативный режим см.выше). На основании одного «Заказа покупателя» может быть введено любое количестве документов «Резервирование товаров». При этом в каждом следующем документе в графе «Исходное размещение» показывается резерв (размещение) на основании предыдущего документа «Резервирование товаров».

Своевременное резервирование товара обеспечивает достоверную оперативную информацию о свободных остатках товаров на складе и в ожидаемых приходах!

2. В случае отсутствия 100%-ной предоплаты — отразить планируемое поступление денежных средств (ввести «на основании» одноименный документ).

В документе «Планируемое поступление денежных средств» должны быть заполнены/скорректированы следующие реквизиты:

Дата прихода – согласованная с покупателем дата оплаты;

Форма оплаты – наличная или безналичная (если планируется приход денег в кассу на основании кассового чека – форма оплаты наличная);

Счет/Касса – реквизит должен остаться пустым;

Сумма платежа – по умолчанию – сумма заказа, если планируется к оплате меньшая сумма, необходимо внести изменения.

Нажав на кнопку «Анализ» в документе «Заказ покупателя» можно получить подробный отчет о состоянии заказа покупателя.

Находясь в «Заказе покупателя» можно посмотреть свободные (незарезервированные) остатки на складе с использованием кнопки «Подбор». Внимание: при использовании функции «Подбор» информация об остатках на складе актуальна на конкретную дату и конкретное время (по умолчанию – дата и время текущего «Заказа покупателя»). Дата и время указаны в правом нижнем углу открывшегося окна и могут быть изменены пользователем. Для просмотра актуальных на текущий момент остатков рекомендуется установить следующую (завтрашнюю) дату.

Если после оформления заказа он отменяется по какой-либо причине (отказ заказчика, отсутствие товара на складе и пр.), то необходимо сделать следующее:

— если на основании заказа не было введено никаких других документов (проверка: Перейти – Связанные документы), то достаточно сделать заказ непроведенным;

— если на основании заказа были введены другие документы, то необходимо ввести «на основании» документ «Закрытие заказов покупателей» и указать причину закрытия (например, «Отказ покупателя»).

Если после оформления заказа возникает необходимость провести его корректировку, связанную с изменением товарных и финансовых договоренностей с покупателем (например, изменить наименование товара,  его количество или цену), то для сохранения истории по заказу рекомендуется вносить изменения в заказ путем введения документа «Корректировка заказа покупателя».

Документ «Корректировка заказа покупателя» вводится всегда на основании документа «Заказ покупателя». Скорректировать можно даже частично выполненный заказ (в части неотгруженных товаров). Табличная часть документа заполняется неотгруженными товарами по документу «Заказ покупателя», на основании которого введен документ корректировки. При этом учитываются все ранее проведенные корректировки по заказу покупателя.

Документ «Корректировка заказа покупателя» решает две основные задачи: добавление и удаление позиций в табличной части документа «Заказ покупателя».

В том случае, если необходимо произвести замену позиции номенклатуры в заказе, то в табличную часть документа «Корректировка…» вводится две строки: позиция, которую нужно удалить, вводится со знаком минус (вводится автоматически на основании заказа), а позиция, которую нужно добавить вводится со знаком плюс (добавляется пользователем, например, с помощью функции «Подбор»).

При корректировке цены или количества по позиции номенклатуры в табличной части заказа также вводится две строки: строка со старой ценой или количеством со знаком минус (вводится автоматические на основании заказа) и строка с новым количеством или ценой со знаком плюс (добавляется пользователем).

При вводе документа корректировки на основании заказа покупателя в документе «Корректировка заказа покупателя» автоматически заполняется графа «Размещение». Для отмененных позиций после проведения документа в соответствии с указанной схемой размещения товар будет снят с резервирования или будет отменено размещение по заказам поставщиков.

Для добавленных позиций можно указать новую схему размещения, и после проведения документа товары будут зарезервированы на складе или разместятся в заказах поставщиков.

После введения документа «Корректировка заказа покупателя» в самом «Заказе покупателя» не происходит изменений, однако при оформлении документов на основании этого заказа учитываются все введенные корректировки (например, в документе «Реализация товаров и услуг», вводимом на основании скорректированного заказа, появятся товарные позиции (количество, цены) в соответствии с последней корректировкой).

Внимание: Внесение изменений в «Заказ покупателя», с которым есть связанные документы (проверяется через «Перейти» — «Связанные документы»), допускается только через документ «Корректировка заказа покупателя»!

 

Читайте продолжение:

Инструкция по 1С для небухгалтеров. Часть 8. Полезные отчеты

Leave a Reply

Advertisement
Рубрики
Страницы
Архивы
Счетчики
Яндекс.Метрика