Инструкция по 1С для небухгалтеров (часть 3)
Читайте начало: Инструкция по 1С для небухгалтеров (вступление), Общие принципы работы программ 1С, Интерфейс программы.
Практические приемы работы в программе «1С:Предприятие» менеджера по продажам
Часть 3. Справочники в 1С
В программе «1С» многие справочники могут быть сгруппированы в отдельные папки по любому признаку, удобному пользователям. Например, в нашей конфигурации в справочнике «Номенклатура» имеются группы: «Бытовые кондиционеры», «Воздухоочистители», «Материалы хоз.назначения», «Осушители воздуха», «Полупромышленные кондиционеры» и пр. В группе «Бытовые кондиционеры» есть подгруппы: «Комплектующие», «Опции» и «Скомплектованные модели». Эти подгруппы в свою очередь делятся на подгруппы по производителям товара. Обычно группы заводят для того, чтобы при работе было удобно найти нужный элемент справочника (в данном случае – нужный товар).
Для заведения нового элемента справочника нужно выбрать группу, в которой он будет располагаться. Это можно сделать, либо сразу зайдя в нужную группу, либо выбрать ее при заполнении нового элемента (реквизит «Группа»). Ввести элемент можно одним из трех способов:
— нажатием соответствующей иконки на панели инструментов;
— нажатием кнопки «Insert» на клавиатуре;
— нажатием кнопки «Действия» на панели управления справочником и последующего выбора пункта «Добавить».
Обязательные для заполнения реквизиты элемента, без которых элемент не будет записан, выделяются красной чертой.
Также новый элемент справочника может быть введен путем копирования уже существующего. Для этого нужно выделить тот элемент, который необходимо скопировать. После этого сделать одно из следующих действий:
— нажать соответствующую иконку на панели инструментов;
— нажать F9;
— нажать кнопку «Действия» на панели управления справочником и выбрать пункт «Скопировать».
В результате в новом элементе справочника все реквизиты будут скопированы из соответствующих реквизитов копируемого элемента, за исключением кода. Код будет назначен новый в порядке очереди.
В любой момент уже существующий элемент справочника может быть изменен. Для редактирования элемента нужно выбрать его в списке элементов и выполнить одно из следующих действий:
— открыть элемент двойным щелчком мыши или нажать на клавиатуре «Enter» (только если справочник был открыт через пункт главного меню «Справочники». Если вы попали в справочник из документа, то двойной щелчок на элементе или «Enter» будут служить для выбора этого элемента и подставления его в соответствующий реквизит в документе);
— нажать соответствующую иконку на панели управления справочником;
— нажать F2;
— нажать кнопку «Действия» на панели управления справочником и выбрать пункт «Изменить».
Заполнять справочники можно как до ввода документов, в которых они будут использоваться, так и в процессе ввода этих документов.
При вводе нового элемента справочника программа автоматически установит новый порядковый код. В каждом справочнике осуществляется контроль уникальности кодов, поэтому запрещается ручное исправление кодов элементов справочников.
Если справочник имеет иерархическую структуру (поделен на группы), то форма списка справочника поделена на две части.
В левой части окна располагается дерево группы справочника. В нем в виде иерархической структуры представлены все группы. Значок «+» перед группой свидетельствует о том, что в этой группе есть деление на подгруппы, которые раскрываются при нажатии на «+».
В правой части окна можно увидеть все элементы справочника, в том числе и группы. Существует два возможных режима просмотра правой части окна, переключаемых соответствующей иконкой или через «Действия» — «Иерархический просмотр»: иерархический и неиерархический.
При просмотре в иерархическом режиме можно видеть сначала группы и элементы первого уровня, потом при выборе одной из групп внутри нее – группы и элементы второго уровня и т.д.
В неиерархическом режиме видны все группы и элементы в одном общем списке. Общий список может быть отсортирован в алфавитном порядке (восходящем или нисходящем) по какому-либо реквизиту, для этого необходимо нажать на этот реквизит в списке справочника. Например, справочник «Контрагенты» при отключении иерархического просмотра может быть отсортирован по наименованию или по ИНН; справочник «Номенклатура» — по артикулу или по наименованию.
Отключение иерархического просмотра может быть полезно для быстрого поиска элемента справочника, когда неизвестно, в какую группу он входит. При этом поиск возможен по тому реквизиту, на основании которого произведена сортировка. Для этого необходимо установить курсор на какой-либо элемент справочника и начать набирать значение реквизита для искомого объекта. Альтернативный вариант поиска элемента – через поисковую строку под панелью управления справочником (также возможен только в режиме неиерархического просмотра).
Удаление элементов справочника выполняется в два этапа. Сначала элемент помечается на удаление с помощью кнопки «Delete» на клавиатуре, или путем нажатия соответствующей иконки на панели инструментов, или через «Действия» — «Установить пометку удаления». Отмена пометки на удаления производится точно также как и установка.
Второй этап – обработка «Удаление помеченных объектов». На запуск этой обработки должны быть предоставлены соответствующие права (как правило, права предоставлены администратору программы).
Читайте продолжение:
Инструкция по 1С для небухгалтеров. Часть 4. Журналы документов в 1С